5 svarīgas priekšējā galda funkcijas

Medicīnas biroja priekšējā daļa var būt ļoti aizņemta vieta. Reģistratūras personāls ir būtisks medicīnas iestādes vienmērīgai darbībai. Reģistratūras darbinieki parasti sastāv no administrēšanas un / vai medicīnas palīgiem, un atkarībā no medicīnas iestādes lieluma viens cilvēks var būt abas. Lai novērstu klīniskos pienākumus, reģistratūra ir atbildīga par pieciem administratīvajiem pienākumiem:

1. Apsveikuma pacienti
2. Atbildēšana un tālruņa pārvaldīšana
3. Tikšanās plānošana
4. Interoffice komunikācija
5. Ārējā sarakste

1 -

Apsveikuma pacienti

Apsveikuma pacienti ir ne tikai par to, ko jūs sakāt, bet arī par to, kā jūs mijiedarbojat ar pacientiem. Reģistratūra ir atbildīga par pacientiem justies laipni gaidītiem.

Reģistratūra ir pirmais iespaids, ko pacients saņem, zvanot vai apmeklējot medicīnisko praksi. Ir svarīgi, lai viesnīcas reģistratūra sniegtu izcilu klientu apkalpošanu un būtu pozitīva medicīniskās prakses pārstāvība.

Šeit ir citi veidi, kā sveikt pacientus:

• Atbildes uz telefonu, vienlaikus saglabājot pieklājīgu, konsekventu, izmantojot pareizu telefona etiķeti
• Uzņemšanas zona ir tīra un organizēta
• Reģistrē jaunus pacientus un atjaunina esošo pacientu demogrāfisko stāvokli, savācot pacientam detalizētu informāciju par pacientu, tostarp personīgo un finansiālo informāciju
• Veicina pacientu plūsmu, paziņojot pacientu ierašanās vietai, apzinoties kavēšanos un sazinoties ar pacientiem un klīnisko personālu
• Iepazīstieties ar pacientu, potenciālo pacientu un apmeklētāju izmeklēšanu pieklājīgi

2 -

Pārvalda telefonu

Atbildot uz telefonu pieklājīgi un konsekventi, tas ir daļa no pacientu apsveikuma, tas nav vienīgais pienākums, kas saistīts ar reģistrācijas tālruņa pienākumiem. Reģistratūras darba pienākums ir saņemt visus ienākošos zvanus un vajadzības gadījumā arī veikt izejošos zvanus.

• Ienākošie zvani: ienākošos zvanus veido pacienta zvani, telemarketers, farmaceitiskie reps, citi ārsti un citi. Vadot telefonus, izmantojot šos saziņas prasmes, priekšējā galdam ir jāizmanto pareizs telefona etiķete: aktīvs klausītājs, labie tālruņa veidi, ekrāna izsaukumi, taktikas izmantošana, jautājumu uzdošana un konfidencialitātes saglabāšana.
• Izejošie zvani: reizēm galamērķim, iespējams, būs jāievada izejošie zvani, lai apspriestu pacienta tikšanos, veiktu ārēju tikšanos vai nosūtīšanu vai pasūtītu piegādes. Kā medicīnas biroja pārstāvis, tikpat svarīgi ir izmantot pareizu telefona etiķeti.

3 -

Plānošana tikšanās

Efektīva plānošana ir nepieciešama lieliska pacienta pieredze un vienmērīga pacienta plūsma. Lielākā daļa medicīnas biroju izmanto plānošanas programmatūru, kas padara plānošanu tikšanās vienkārši un viegli. Tomēr priekšnodoklī jābūt iespējai aizpildīt atcelšanas vai neuzrādītas un kļūt efektīvas, paziņojot pacientiem un ārstiem par izmaiņām grafikā.

4 -

Starpnozaru komunikācija

Medicīnas biroja priekšnoteikums ir kā sakaru centrs. Lielākā daļa starpnozaru komunikācijas iet caur front desk, jo īpaši, ja tā ietver jebkādus administratīvus uzdevumus, kas saistīti ar pacientu.

Lai efektīvi sazinātos, izšķiroša nozīme ir skaidrai un kodolīgai informācijai. Neatkarīgi no tā, vai ir piezīme, rakstiska saziņa, izmantojot iekšējo biroja e-pastu, vienu pēc vienas mijiedarbības vai grupas iestatījumos, ir svarīgi pievērsties tēmai, kas atrodas pie rokas, nevis nobloķēt punktu.

Dažas pamata zināšanas, kas nepieciešamas efektīvai starpkomunikāciju komunikācijai, ir šādas:

• Telefona etiķete
• Klientu apkalpošana
• Pamata vārdu un Excel programmas
• Laika organizēšana
• Organizācijas prasmes

5 -

Ārējā komunikācija

Ārējā komunikācija ietver potenciālu saziņu ar pārdevējiem, citām ārstu praksēm, apdrošināšanas kompānijām un citiem uzņēmumiem. Tas var prasīt veikt izejošos tālruņa zvanus, rakstīt profesionālas vēstules, sūtīt faksus un sūtīt vēstules.

Zināšanas par biroja procedūrām, ko parasti iegūst no sertifikāta vai asociēto grādu biznesa programmā, tostarp administratīvie procesi un procedūras, prasību apstrāde, pacientu karšu sagatavošana un datorprasmju pamatprasmes. Būtiskas administratīvās palīgpersonas iemaņas un spēja pienācīgi pārvaldīt biroja aprīkojumu ir svarīgas priekšnesumu biroja panākumiem.