5 Efektīva iekšējās kontroles komponenti

Novērst un atklāt darbinieku pārkāpumus savā medicīnas iestādē

Iekšējās kontroles ir definētas kā process, kura mērķis ir novērst krāpšanu, aizsargāt uzņēmuma resursus un nodrošināt atbilstību tiesību aktiem un noteikumiem. Iekšējās kontroles ir efektīvas tikai tad, ja tās nosaka medicīnas iestādes īpašās vajadzības, tās ievieš, uzrauga un mēra, lai pārliecinātos, ka tās darbojas, kā plānots.

Medicīnas iestādei ir jāievieš aktīva pieeja, lai novērstu un atklātu darbinieku pārkāpumus, ieviešot iekšējās kontroles politiku. Novēršana un atklāšana ir ļoti nozīmīga loma jebkurā iekšējās kontroles procesā, samazinot noteiktu riska līmeni.

1 -

Darbā pieņemšanas prakse

Labāko medicīnas biroja darbinieku pieņemšana darbā ir efektīvs veids, kā stiprināt iekšējās kontroles procesu. Darbinieku pieņemšana darbā, kas ir kompetenti, uzticami un uzticami, rūpīgi pārbaudot kandidātus, ir tikai laba uzņēmējdarbības jēga. Fona pārbaudes un salīdzinošās pārbaudes ir vienkārši veidi, kā izkaisīt sliktos ābolus un atturēt dažus cilvēkus no pieteikšanās uz darbu.

Kaut arī iepriekšējiem darba devējiem nav atļauts sniegt nekādu citu informāciju, kā tikai nodarbinātības statusu un tiesības uz rehire, jūs varat pieprasīt, lai pretendenti sniegtu iepriekšējo uzraugu vai kolēģu kontaktinformāciju, lai iegūtu detalizētāku informāciju. Fona pārbaudēs, tostarp kredīta pārbaudēs, sniegta informācija arī par pretendenta personisko vēsturi.

Vairāk

2 -

Pienākumu nodalīšana

Atlikušie pienākumi neļauj vienam darbiniekam uzņemties atbildību par vairākiem darījumiem, kas saistīti ar finanšu līdzekļu apstrādi. Ikreiz, kad darbiniekam ir jārīkojas ar naudas līdzekļiem, tam jābūt vienai personai, kas pilnvaro konkrētus darījumus, par apstrādi atbildīgo personu, un citu, lai saskaņotu un reģistrētu. Tas nodrošina, ka neviens cilvēks nevar izpildīt kādu uzdevumu, kuru cita persona nav atklājusi vai pārskatījusi.

Nodokļu nošķiršana apgrūtina jebkādas naudas summas zaudēšanu, neatkarīgi no tā, vai tā ir reģistratūras līmenī vai medicīnas iestādes administratīvajā līmenī. Kad darbinieki zina, ka katrs process tiek izsekots un uzraudzīts, tas veicina uzdevumu veikšanas precizitāti un godīgumu.

3 -

Dokumentācija

Katram finanšu darījumam vajadzētu būt papīra takai. Dokumentācija ir ne tikai darbības rakstīšanas vai dokumentēšanas prakse, bet arī visu finanšu norēķinu kopiju saglabāšana, piemēram, rēķini un maksājumu pārskaitījumi. Darbiniekiem jāinformē, ka viņi nekad neveic darījumu, pamatojoties uz mutisku pieprasījumu.

Derīga dokumentācija ietver oficiālas medicīniskās iestādes veidlapas, firmas veidlapas vai rēķinus, un tiem jābūt pilnvarotiem ar parakstu, ja nepieciešams. Pārbaudēm vienmēr jābūt rēķinam, kā arī jāatmaksā, naudas pārvedumi vai norēķinu noraksti. Skaidra nauda jāapstiprina, to nekad neizsniedz, ja vien pacientam nav jāmaina. Katras maiņas sākumā un beigās jāapkopo arī naudas līdzekļu kasešu saskaņošana.

4 -

Fiziskie un elektroniskie aizsardzības pasākumi

Seifu, signalizācijas sistēmu, kameru un slēdzeņu lietošana var palīdzēt medicīnas iestādei aizsargāt datus, inventāru, aktīvus un naudu.

1. Saglabājiet visas naudas kastes, čekus un kvīšu grāmatas, kas ir bloķētas drošā vietā ar medicīnas biroja darbinieku ierobežotu piekļuvi. Kombinācijas regulāri jāmaina.

2. Jāiztur trauksmes sistēmas pēc stundām un neoperatīvām dienām.

3. Kameras var novietot pie katras ieejas un izejas, priekšējā galda un vērst uz drošu.

4. Glabājiet durvis pie piegādes telpas un / vai aptieku kabineta jebkurā brīdī un tikai pēc vajadzības atveriet piekļuvi noteiktiem apgabaliem.

Elektroniskās garantijas ietver paroļu izmantošanu un piekļuves ierobežošanu tikai autorizētam personālam.

5 -

Uzraudzības darbības

Jebkurš iekšējās kontroles process būtu nepilnīgs bez darbības pārraudzības veida. Iekšējo kontroles uzraudzība ietver ikdienas darbību pārskatīšanu, lai nodrošinātu procesa pareizu darbību.

1. Naudas izlīgšana

2. Konta vai diagrammas audits

3. Pārbaude, salīdzinot ziņojumus

4. Regulāras inventarizācijas pārbaudes

Ir ļoti svarīgi rūpīgi sekot līdzi visiem procesiem, bet pirmkārt un galvenokārt medicīnas biroja vadītājam :

1. Noteikt noteikumus un mērķus

2. Nosūtiet tos visiem darbiniekiem

3. Regulāri sniedziet atsauksmes