Šobrīd elektroniskā saziņa kļūst arvien populārāka nekā tālruņa zvani, "gliemežajam" pasts un, pat dažos gadījumos, tiešās sapulces. Jebkurā profesionālā vidē, tostarp medicīnas iestādē, ir svarīgi apsvērt vairākas lietas, nosūtīt e-pastus kolēģiem, pacientiem, ārstiem, slimnīcām, pārdevējiem vai citiem speciālistiem.
Cilvēki tērē lielu daļu sava dienas atvēršanas un e-pasta lasīšanas.
Vērtīgais laiks nedrīkst izšķērdēt neefektīvus un nesvarīgus e-pastus. Tajā pašā profesionalitātē, kuru izmantosit pa tālruni, pastkastītes sarakstei vai aci pret aci, vajadzētu arī izteikt e-pastā. Vienmēr atcerieties, ka e-pasts ir saziņas veids un veids, kādā uztvērējs raksta vēstījumu, ir vienīgā lieta, kas ir svarīga.
Pirms e-pasta ziņojuma izveides un nosūtīšanas uzdodiet sev vairākus jautājumus.
- Vai e-pasts ir labākais saziņas veids par informāciju, kuru es sūtīšu?
- Vai tas ir profesionāls?
- Vai tas atbilst HIPAA prasībām?
- Vai tas precīzi pārstāv mani un medicīnas iestādi?
E-pasta etiķetes 1. noteikums
Pirms nospiediet SEND, domā par ziņojuma saturu. Pārliecinieties, ka e-pasts ir piemērota saziņas forma jūsu ziņojumam, nevis tālruņa zvans vai tikšanās. Paturiet prātā, ka saturam ir jāatspoguļo jūsu medicīniskā biroja paredzamais profils un līmenis.
Nenosūtīt , nosūtīt un atbildēt uz e-pastu, kurā ir neķītrs, aizvainojošs, apsūdzošs, apmelojošs, rasistisks vai seksuāls raksturs. Sodi var būt smagi jums un medicīnas iestādei.
E-pasta etiķetes 2. noteikums
Izmantojiet pareizu gramatiku, pieturzīmes un pareizrakstību. Atkal jūsu ziņojums ir jūsu medicīnas biroja atspoguļojums.
Pārliecinieties, ka ziņojums ir sakārtots un jāizmanto atbilstošs ziņojuma izkārtojums, kas padara to vieglāk lasīt. Koriģējiet e-pastu, pirms nospiezīsit SEND .
Neizmantojiet VISUS CAPS, jo tas tiek uzskatīts par kliedzošu vai kliedzošu tiešsaistes pasaulē. Izmantojiet treknrakstā vai slīprakstā, lai uzsvērtu vārdu vai frāzi. Tāpat izvairieties no ārkārtīgi pievilcīgu vai dīvainu fontu izmantošanas, jo tas padara jūsu e-pastu grūtāk lasīt.
E-pasta etiķetes statuss # 3
Pārliecinieties, vai e-pasta ziņojums tiek nosūtīts attiecīgajam adresātam (-iem). Informāciju medicīnas iestādē, īpaši saistībā ar pacienta informāciju, vajadzētu dalīties ar nepieciešamību zināt tikai pamatus. Tāpat arī uzskata, ka cilvēki var uzskatīt, ka informācija, kas viņiem nav būtiska, tiek uzskatīta par "nevēlamo pastu".
Neapspriežiet personisko un konfidenciālo informāciju vai pievienojiet pacienta failus e-pastā. Izmantojiet pacienta kontu numurus vai medicīnisko ierakstu numurus, lai ieteiktu kādam, kurš to pārbaudītu. Tajā jānorāda jūsu informācija.
E-pasta etiķetes kārtula # 4
Ja iespējams, atbildiet uz profesionāliem e-pasta ziņojumiem 24 stundu laikā. Ja tas nedod jums pietiekami daudz laika, vismaz atbildiet, lai teiktu, ka esat saņēmis e-pastu, un pēc iespējas ātrāk atgriezīsieties pie viņiem.
Neatbildiet uz surogātpastu vai abonēšanas / atteikšanās abonēšanas pieprasījumiem.
Tas tikai radīs vairāk surogātpasta, kas plūst jūsu biznesa e-pastu.
E-pasta etiķetes noteikumi Nr. 5
Vai saglabājiet emocijas no e-pastiem. Esi pieklājīgs un profesionāls. Uzziniet, kas jūs varat būt neoficiāls pēc tam, kad ir pietiekami daudz laika, lai veidotu šāda veida attiecības.
E-pastā neko neteiktu, ka jūs varētu nožēlot vēlāk. Esiet piesardzīgs, nosūtot e-pastu vai atbildēdams uz tā e-pastu. Nekad nesniedz personiskus komentārus par citu personu, nerunājot par komentāriem, kas varētu aizskart kādu citu vai pateikt kaut ko tādu, ko jūs nevarētu teikt personīgi.
E-pasta etiķetes 6. noteikums
Vai saglabājiet humoru, jokus un ironiju līdz minimumam. Parasti nodomi e-pastā tiek "zaudēti tulkojumā", un cilvēki var ne vienmēr saņemt joku.
Padomājiet par to no saņēmēja viedokļa.
Nesūtiet , nepārvietojiet vai neatbildiet uz ķēdes burtiem. Tā ir neprofesionāla uzvedība, un daži cilvēki to uzskata par nevēlamu pastu. Atcerieties, ka jebkuram saturam, kuru nosūtāt, ir jāatspoguļo jūsu medicīnas biroja paredzamais profils un līmenis.