Ikvienam būtu jāpiekrīt, ka medicīnas iestādes galvenā funkcija ir pacientu aprūpe, tomēr, lai paliktu praksē un uzplauktu, birojam ir jāsaņem samaksa par sniegtajiem pakalpojumiem. Kodēšana, rēķinu izrakstīšana un kolekcijas ir būtiska medicīniskā biroja darbinieku pienākumu daļa, un šo pienākumu sekmīgai izpildei ir būtiska apmācība un vadlīnijas.
Norēķinu nodaļa ļoti cieši sadarbojas ar kodēšanas personālu ārsta birojā. Dažos gadījumos viena un tā pati persona veic kodēšanas, norēķinu un iekasēšanas pienākumus, bet tie ir trīs atšķirīgas pozīcijas. Kaut arī daži no katra darba aspektiem krustojas ar citiem, viņiem ir arī ļoti specifiski pienākumi.
Kodēšana patiešām atvieglo norēķinu procesu, atvieglojot procedūras vienveidību, izmantojot atpazīstamus kodus. Izmantojot standarta diagnozes kodus un procedūras kodus, kurus atzīst apdrošināšanas sabiedrības, visas medicīnas prakses un attiecīgās ar aprūpi saistītās aģentūras, medicīnas kodētājs nodrošinās, ka apdrošināšanas sabiedrības vai "komerciālais maksātājs" vai Medicare un Medicaid (CMS) centri atzīs rēķinātais priekšmets un kā diagnoze garantē šo procedūru , testu vai ārstēšanu.
Norēķinu process sākas ar pacienta uzņemšanu. Ja iespējams, ir svarīgi iegūt visu informāciju par apdrošināšanu pirms pacienta novērošanas, lai visas puses saprastu, kā katrs apmeklējums un procedūra izmaksā pacientam no kabatas.
Mazāk pārsteigumu, kāds ir jūsu pacientiem attiecībā uz samaksu par sniegtajiem pakalpojumiem, jo laimīgāki būs visi. Kad pacients ierodas un uzrāda apdrošināšanas informāciju, ir būtiski, lai sniegtā informācija tiktu apstiprināta ar apdrošināšanas sabiedrību kā aktīvu, pabalsti ir atļauti, un ka pakalpojumu sniedzējs pašlaik ir noslēgts līgums ar konkrēto maksātāju.
TīmekĜa vietnēm ir dezinformēta informācija, līgumi zaudē spēku un ieguvumi mainās, tāpēc datu pārbaude ir ļoti svarīga.
Lai ietaupītu laiku, ieņēmumus un pasliktināšanos, katrai procedūrai, kas neatbilst parastā biroja apmeklējuma apjomam, iepriekš jāautorizē iepriekš vai konkrētā apdrošināšanas plāna termiņos. Jebkuri maksājumi, kas jāmaksā pacientam, jāapspriež un jāapkopo pirms procedūras, testa, terapijas vai ārstēšanas. Copays vienmēr jāmaksā pirms pacients redzējis arī ārsts, lai vēlāk izvairītos no problēmām.
Apmaksāto summu kalkulācijas ir mazāk efektīvs atmaksāšanas veids. Jo ilgāks rēķins ir nokavēts, jo mazāk ticams, ka tas tiks iekasēts, un jo vairāk naudas tas samaksās iestādei laikā un algu stundu laikā. Tas ir labākais iemesls visiem, lai jūsu medicīnas iestādē būtu efektīvs kodēšanas un norēķinu personāls.
Komerciāla maksātāja noraidīta prasība ir iespējamais iemesls, kāpēc rēķins netiek samaksāts laikā. Kad gan pacientam, gan personālam iepriekš ir veikta pienācīga rūpība, tas ir mazāk ticams, bet tas notiek. Personāla apelācijas sūdzība var būt nepieciešama ar precizējumiem vai paskaidrojumiem. Vēl viens iespējamais risinājums ir pacienta apelācija, bet pacients ir jāinformē par iespēju, ka viņi būs atbildīgi par jebkuru atlikumu.
Lai gan maksātāja vienošanās bieži ir viens no pirmajiem darījumu veidiem, aizpildot pacienta ieplūdes papīru, pastāv iespēja, ka pacients uzmanīgi neizlasīja dokumentu. Dažreiz pacients tajā laikā nejutās labi un nepievērsa uzmanību dokumentam, vai vienkārši vienkārši cer, ka apdrošināšanas sabiedrības lielāko daļu vai visus savus rēķinus maksās. Apspriežot finansiālo atbildību pirms problēmas rašanās, ir visefektīvākais rīcības virziens, lai izvairītos no neērtībām un, iespējams, emocionālām tikšanām.
Kodekss, norēķini un kolekcijas ir svarīgas plaukstošajai ārstniecības iestādei neatkarīgi no izmēra vai specialitātes.
Nepieciešama atbilstoša apmācība, tālākizglītība un pašreizējo izmaiņu noteikšana likumos, kodeksos vai apdrošināšanas praksē. Jaunākie atsauces materiāli un iekārtas ļauj šiem darbiniekiem pozitīvi ietekmēt gan pacientus, gan medicīnas iestādi.